Wie Zenjob 90% der initialen Kandidatenanrufe mit telli automatisiert

About

Zenjob is an AI-powered platform for flexible staffing that efficiently connects companies and student workers. Founded in 2015, Zenjob now has over 1,000 partner companies and 40,000 active job seekers, and has raised $108M in capital.Über

Zenjob ist eine KI-gestützte Plattform für flexible Personalvermittlung, die Unternehmen und studentische Arbeitskräfte effizient zusammenbringt. Gegründet im Jahr 2015, hat Zenjob mittlerweile über 1.000 Partnerunternehmen und 40.000 aktive Arbeitssuchende und hat 108 Millionen Dollar Kapital eingesammelt.‍

Herausforderung

Skalierung von Bewerberanrufen zur Beschleunigung eines neuen Personalvermittlungsprodukts

Zenjob hatte bereits über eine Million kurzfristige Studentenjobs in Deutschland vermittelt, als das Unternehmen eine separate langfristige, vertragsbasierte Personalvermittlungslösung, Zenjob Pro, auf den Markt brachte.‍

Jobsuchende bewarben sich schnell, was die Nachfrage eindeutig bestätigte. Doch die steigende Nachfrage brachte Product Manager Martin Fricke und sein Team schnell an ihre Kapazitätsgrenzen.

Während bei der Vermittlung von Verträgen Schnelligkeit gefordert ist, verlangt das Finden der richtigen Person einen sorgfältigen Prozess: NNachdem Zenjobs Matching-Algorithmus zunächst Kandidaten auf ihre Eignung vorgefiltert hatte, führte das Zenjob-Team ein zehnminütiges Vorgespräch durch, um erste wichtige Informationen zu sammeln. Personalvermittler prüften dann die Informationen, um zu entscheiden, ob der Kandidat zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden sollte. Bei der Menge an Arbeitssuchenden in der Pipeline wurde dieser Prozess bald zum Engpass.

Martin erkannte, dass die Automatisierung der manuellen Informationserfassung seinen Recruitern mehr Spielraum geben würde, sich auf die besten Kandidaten zu fokussieren. Um die Kandidateninformationen effizienter zu sammeln und gleichzeitig den hohen Qualitätsstandard im Recruiting beizubehalten, wandte er sich an KI.

Er experimentierte zunächst mit mehreren modernen KI-Sprachanbietern, aber keiner konnte die deutsche Sprache meistern. Ihr Deutsch klang für die studentischen Arbeitskräfte zu künstlich, die oft zögerten, sich ihnen zu öffnen. Er wusste, dass es einen besseren Weg geben musste.

Dann schlug ein Kollege die in Berlin ansässige KI-Sprachagenten von telli vor. Nachdem Martin die Lösung getestet und das flüssige, natürliche Deutsch der Sprachagenten gehört hatte, wollte er herausfinden, was telli für sein Team leisten könnte.

„Wir wussten, dass KI das Potenzial hatte, einen wirklich manuellen Anrufworkflow zu automatisieren, aber wir wollten nicht riskieren, unseren Kunden ein schlechtes oder roboterhaftes Erlebnis zu bieten. tellis natürlich klingende Agenten haben uns sofort überzeugt.“

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Lösung

Reibungslose Sprachagenten bearbeiten Kandidatenanrufe und helfen 7 Tage die Woche bei der Buchung von Vorstellungsgesprächen

Das Onboarding verlief „superschnell" - tellis Sprachagenten gingen bereits nach einem Monat live und übernahmen schnell die große Mehrheit der Screening-Anrufe, beschleunigten die Einstellungsprozesse und halfen dabei, Zenjob Pro zu skalieren.

Die digitalen Agenten rufen Bewerber an, um die Stellenanforderungen zu besprechen und Informationen über ihre bisherige Berufserfahrung zu sammeln. Da diese Anrufe keine menschliche Intervention erfordern, führen die Agenten die Telefonate sogar am Wochenende durch, wenn Studenten eher erreichbar sind.

„Diese Anrufe können ziemlich komplex sein, weil man viel abdeckt", sagt Martin. „Aber das telli-Team hat uns während des gesamten Prompting-Prozesses an die Hand genommen und sichergestellt, dass die Agenten unseren Ton und unsere Sprache in jeder Phase des Gesprächs perfekt beherrschen.“

Nach jedem Anruf bleiben menschliche Recruiter die Entscheidungsträger darüber, ob ein Kandidat weiterkommt oder nicht, aber es dauert nur einen Bruchteil der Zeit. Sie scannen tellis Transkripte und KI-generierte Zusammenfassungen, um die Qualifikationen der Studenten zu erfassen. Und wenn der Student zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wird, liefern die Transkripte den perfekten Kontext.

Mit tellis kompetenten Sprachagenten, die das initiale Screening übernehmen, bringen Zenjobs Recruiter nun mehr Bewerber schneller durch den Funnel und gewinnen gleichzeitig wertvolle Zeit zurück, um sich auf persönliche Vorstellungsgespräche vorzubereiten und diese durchzuführen.

Auch die studentischen Arbeitssuchenden lieben tellis KI-Agenten. Die Agenten beenden jeden Anruf mit der Bitte an die Bewerber, ihre Erfahrung auf einer Skala von null bis zehn zu bewerten. Bisher liegt der CSAT konstant bei 9.

Während tellis benutzerfreundliche Plattform es einfach macht, diese Ergebnisse direkt nach der Implementierung zu erzielen, arbeitet Martin auch regelmäßig mit tellis schnellem Support-Team zusammen. Egal ob es um Fragen im Slack-Kanal geht oder um neue Features, die Martins Team benötigt – telli arbeitet eng mit Zenjob zusammen.

„Der Kundensupport von telli ist erstklassig. Wir machen einen Vorschlag, und kurz darauf haben sie schon ein neues Feature entwickelt, das genau dieses Problem löst.“

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Ergebnisse

Zenjob reduziert den Zeitaufwand für erste Kandidatengespräche um 75 %

Mit telli skaliert Zenjob das Screening von Bewerbern, bringt mehr Kandidaten durch den Vermittlungsprozess und gewinnt wertvolle Kapazitäten zurück. Martins Team hat sein neues Personalvermittlungsprodukt zu einem wachstumsstarken Treiber für Jobvermittlungen gemacht - und das ohne zusätzliche Mitarbeiter einzustellen oder Abstriche bei der Servicequalität zu machen.

Die Ergebnisse:

• 90 % der Erstgespräche werden von einem telli-Agenten übernommen
• 75 % Zeitersparnis bei der Weiterleitung von Kandidaten im Bewerbungsprozess

Nachdem Martin die skalierbaren Kommunikationsabläufe von telli in der Praxis erlebt hat, ist er bereit, noch weitere Anwendungsfälle zu testen. Derzeit arbeitet er mit dem telli-Team an einem neuen Inbound-Kundenservice-Agenten für Zenjob Pro, mit dem Plan, diesen langfristig auch in die Hauptproduktlinie des Unternehmens zu integrieren. Martin ist überzeugt, dass telli eine entscheidende Rolle dabei spielen wird, den Support bei Zenjob zu skalieren und die Kundenzufriedenheit zu steigern.

„Für die weitere Skalierung unseres Personalvermittlungsprodukt wird telli unverzichtbar sein, um die Abläufe so effizient wie möglich zu gestalten. Und ihre Roadmap verspricht noch viele weitere Einsatzmöglichkeiten für uns.“

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Challenge

Scaling candidate calls to accelerate a new staffing product

Zenjob had already made over a million short-term student job placements in Germany when it launched a separate long-term, contract-based staffing solution, Zenjob Pro.

Job seekers were quick to apply, creating clear validation. But the rising demand quickly stretched the capacity of Product Manager Martin Fricke and his team.

While contract placements demand speed, finding the right fit requires a careful process: after Zenjob’s matching algorithm first pre-filtered candidates for suitability, the Zenjob team conducted a ten‑minute preliminary call to collect key information. Human recruiters then reviewed the information to decide whether to invite the candidate to a full interview. With so many job seekers in the pipeline, this process soon became a bottleneck.

Martin understood that automating the more manual information-gathering work would give his recruiters more margin to focus on interviewing top candidates. To collect this candidate information more efficiently without compromising Zenjob’s thorough recruiting process, he turned to AI.

He initially experimented with several cutting-edge AI voice vendors, but none could master the German language. Their German sounded too artificial to student workers who often hesitated to open up to them. He knew there had to be a better way.

Then a colleague suggested telli’s Berlin-based call automation platform. As soon as Martin demoed the solution and heard its voice agents’ smooth, natural German, he couldn’t wait to see what telli could do for his team.

“We knew AI had the potential to automate a really manual call workflow, but we didn’t want to risk giving our customers a bad or robotic experience. telli’s natural-sounding agents put us right at ease.”

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Solution

Smooth voice agents handle candidate calls and help book interviews 7 days a week

Onboarding was “super fast,” with telli’s voice agents going live in just a month, quickly handling the vast majority of screener calls, accelerating contract hiring processes and helping scale Zenjob Pro.

The digital agents call applicants to review the position requirements and collect information about their past work experience. Because these calls don’t require human intervention, agents even screen on the weekends when students are more likely to be available.

“These calls can be pretty complex because you’re covering a lot of ground,” Martin says. “But the telli team held our hands throughout the prompting process, ensuring the agents mastered our tone and language at every step of the conversation.”

After each call, human recruiters remain the decision makers on advancing a candidate or not, but it takes a fraction of the time it once did. They scan telli’s transcripts and AI-generated summaries to identify the students’ qualifications. And if the student does progress to an interview, the transcripts provide the perfect context.

With telli’s capable voice agents handing initial screening on their behalf, Zenjob’s recruiters now move more applicants through the funnel faster while reclaiming valuable time to prepare for and conduct meaningful interviews.

Student job seekers are loving telli’s AI agents, too. The agents end each call by asking applicants to rate their experience from zero to 10. So far, CSAT is at a steady 9.

While telli’s user-friendly platform makes it easy to achieve these results out of the box, Martin also regularly collaborates with telli’s responsive support team. Whether they’re answering questions in the partnership’s dedicated Slack channel or quickly turning around a product update Martin’s team requested, the telli team is always 100% committed to Zenjob’s larger business goals.

“telli’s customer support is next level. We’ll give them a suggestion, and the next thing we know, they’re announcing a new feature that directly addresses that pain point.”

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Results

Zenjob cuts time spent on initial candidate calls by 75%

With telli, Zenjob scales call screenings, pushes more candidates through the contract recruitment process, and buys back bandwidth. Martin’s team has turned their new staffing product into a high-growth placement driver, all without adding headcount or sacrificing service quality.

The impact:

• 90% of information-gathering calls handled by a telli agent
• 75% reduction in time spent advancing candidates

Now that he’s seen telli’s scalable communication flows in action, Martin is ready to test out even more use cases. He’s currently working with the telli team to build a new inbound customer support agent for Zenjob Pro, with eventual plans to introduce it to the company’s main product line, too. Martin has no doubt that telli will play a vital role in helping Zenjob scale support and boost customer satisfaction.

“As we scale our new staffing product, telli will be essential to keeping operations as efficient as possible. And by the looks of their product roadmap, I know they’re going to have so many more use cases for us.”